Popularność programów do prowadzenia warsztatu samochodowego rośnie z roku na rok. Do lamusa przechodzi wykonywanie wycen na kartce papieru i dokonywanie z klientem ustaleń na przysłowiową „gebę”. Coraz więcej właścicieli chce mieć lepszą kontrolę nad działaniami pracowników i sprawniej zawiadywać ich obowiązkami. Rośnie również zapotrzebowanie na narzędzia, które pozwalają skutecznie zarządzać warsztatem na odległość, kiedy szefa nie ma na miejscu. Komputeryzacja i automatyzacja obsługi zleceń stają się w warsztatach obowiązującym standardem, który nikogo już nie dziwi. Wszystkie te potrzeby sprawiają, że programów i aplikacji do zarządzania warsztatem samochodowym pojawia się na rynku coraz więcej, a co za tym idzie konsument ma coraz szersze możliwości wyboru. Czym kierować się szukając oprogramowania dla swojego warsztatu? Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę i jakie aspekty poddać warto dokładnej analizie.

Oprogramowanie desktopowe czy w chmurze

Różnica pomiędzy tymi rodzajami oprogramowania jest bardzo istotna. Oprogramowanie w chmurze dostarczane jest za pośrednictwem internetu. Aby skorzystać z programu, logujemy się na stronie internetowej, podając nasz login oraz przypisane hasło. Opcja ta wymaga dostępu do Internetu, ale można korzystać z niej na dowolnej liczbie urządzeń (nie tylko komputerów, ale również tabletów czy smartfonów). Oprogramowanie desktopowe zakłada wgranie programu do komputera z płyty i licencja umożliwia zazwyczaj korzystanie z niego tylko na tym jednym komputerze. Z uwagi na większą elastyczność użytkownicy preferują zwykle rozwiązania oparte o chmurę. Pozwala ono na przykład rozpoczęcie wprowadzania zlecenia z poziomu telefonu komórkowego, a weryfikację i dokończenie zadania na komputerze. Dzięki temu możliwa jest praca w programie, kiedy użytkownik jest poza warsztatem. np. w drodze.

Funkcje oprogramowania

Ważna jest nie tylko ich nominalna liczba funkcji, ale też ich przydatność i przejrzystość obsługi. Dostępne na rynku oprogramowanie różni się od siebie zakresem świadczonych usprawnień. Najprostsze rozwiązania nie posiadają między innymi modułów księgowych oraz magazynowych. Nie oferują zazwyczaj przydatnego załączania zdjęć do zleceń i nie są kompatybilne z czytnikami AZTEC. Ważne jest też, czy producent zakłada możliwość dopasowania funkcjonalności programu do indywidualnych potrzeb konkretnego użytkownika, np. poprzez dodawanie dedykowanych modułów lub wprowadzanie ich modyfikacji.

Bezpłatne przetestowanie aplikacji przed zakupem

Wskazane jest, żeby móc przetestować bezpłatnie oprogramowanie, którego zakup rozważamy. Należy zwrócić uwagę, czy usługodawca oferuje do testowania możliwie szeroką wersję programu, która uwzględnia wszystkie lub większość modułów. Zdarza się, że do sprawdzenia udostępniane jest tylko kilka wybiórczych funkcji, co będzie dla użytkownika najprawdopodobniej zbyt mało miarodajne. Weryfikacja oprogramowania pozwala nie tylko zapoznać się z jego funkcjonalnościami, ale również przekonać się, czy jest ono intuicyjne w obsłudze, czy użytkowanie jest wygodne i proste, czy interfejs jest przyjazny. Czasami same funkcje odpowiadają potrzebom użytkownika, ale ich wzajemny układ i procedura obsługi już nie. Dlatego ważne jest nie tylko zapoznanie się ze specyfikacją programu, ale też testowe realne rozpoznanie jego działania.

Bezpieczeństwo danych

Wybierając program do zarządzania warsztatem, warto rozeznać dobrze kwestię kopii bezpieczeństwa przechowywanych w programie danych. Są to między innymi dane obejmujące listę zleceń, bazę pojazdów, dane osobowe klientów, a więc takie których utrata jest szczególnie niewskazana. W przypadku niektórych programów obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa leży po stronie właściciela warsztatu. Może to być dość uciążliwe, bo wskazane jest, aby taka kopia wykonywana była nie rzadziej niż raz dziennie. Niektórzy producenci oprogramowania w chmurze zapewniają określoną częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa. W przypadku niektórych programów taka kopia wykonywana jest codziennie trzy razy i przechowywana w trzech różnych miejscach, co gwarantuje bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Cena programu

Dla wielu osób cena jest kryterium decydującym. Zamiast spoglądać na nią wybiórczo, warto przyjrzeć się gruntownie relacji ceny do oferowanych funkcjonalności. Cztery razy mniej funkcjonalności za dwukrotnie niższą cenę – czy to na pewno znaczy „taniej”? Sama liczba funkcji również nie jest do końca miarodajna. Trzeba rozeznać, co to za funkcje, jakie cele mają spełniaźć i czy na pewno odpowiadają na nasze indywidualne potrzeby. Przy porównywaniu cenowym ważna jest też wiedza o ewentualnych opłatach dodatkowych. W przypadku niektórych rozwiązań za program płaci się raz, ale wiele potrzebnych aktualizacji wymaga dodatkowych opłat. Oszczędność, na którą wskazywałaby niska cena zakupu, może być więc tylko pozorna. Na rynku dostępne są również aplikacje, które działają w systemie abonamentowym – dokonujemy stałej płatności miesięcznej lub rocznej i brak jest jakichkolwiek opłat dodatkowych.

Naszym zdaniem opisane powyżej zagadnienia to najważniejsze kwestie, na które trzeba zwracać uwagę, wybierając program do zarządzania warsztatem samochodowym. Bez wątpienia warto wyposażyć się w tego rodzaju oprogramowanie i wybrać je mądrze. Wdrożenie go w codzienną pracę wyeliminuje błędy w wycenach napraw, usprawni organizację pracy, przyspieszy obsługę klienta i poprawi jej jakość. Wszystko to ma natomiast realną szansę przełożyć się na zwiększenie zysków. W tym kontekście warto pamiętać, że taniej nie zawsze znaczy oszczędniej. Dobry wybór odpowiednio zaawansowanego (a zarazem łatwego w obsłudze) oprogramowania poskutkuje również oszczędnością czasu ( a co za tym idzie pieniędzy).

Możliwość bezpłatnego przetestowania programu e-warsztat24.pl zyskasz klikając TUTAJ.

Napisz komentarz