Podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego w momencie zdania samochodu przez klienta do warsztatu zabezpiecza obie strony – zarówno usługodawcę, jak i korzystającego z usługi. To prosta procedura, która jest bezproblemowa i nie trwa długo. Wzór dokumentu powinien być nieskomplikowany, ale możliwie dokładny i pozwalać na skrupulatne i wszechstronne opisanie stanu pojazdu oraz jego wyposażenia. Podpowiadamy, o czym warto pamiętać przy przygotowaniu wzoru protokołu.

Zakres protokołu

Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu do naprawy nie jest dokumentem regulowanym przepisami prawnymi. Oznacza to, że od właściciela warsztatu zależy jakie pozycje w nim zawrze i jaki nada im układ. W Internecie dostępnych jest co najmniej kilka wzorów protokołów, ale nie wszystkie zawierają komplet potrzebnych informacji.

Do niezbędnych elementów protokołu zaliczyć można:

  • miejscowość oraz data i godzina zdania (i zwrotu) pojazdu
  • dane pojazdu – marka i model, numer rejestracyjny, numer dowodu rejestracyjnego, numer VIN, numer polisy
  • dokumenty, które zostały przekazane wraz z samochodem – np. dowód rejestracyjny
  • dane właściciela pojazdu – minimalny zakres to imię i nazwisko
  • oświadczenie, czy zdający pojazd jest właścicielem czy współwłaścicielem
  • stan licznika
  • liczba kluczyków
  • wyposażenie samochodu – gaśnica, apteczka, koło zapasowe, trójkąt ostrzegawczy, lewarek itd.
  • pozostawione przedmioty
  • opis uszkodzeń
  • planowany zakres naprawy
  • zaliczka – czy została wpłacona i w jakiej wysokości
  • poziom paliwa

Niektóre warsztaty zawierają również w protokole zgodę klienta na zakup przez warsztat nowych/używanych części oraz klauzulę dotyczą tego, że klient jest świadomy możliwej gorszej jakości i ryzyka niespełniania wymogów przez części używane i zamienniki. W protokole można też zawrzeć wycenę prac (szczególnie jeśli nie jest potwierdzona przez klienta w innym dokumencie) oraz adnotację, że wycena może ulec zmianie w trakcie naprawy. Przy takiej klauzuli klienci wymagają zazwyczaj dodatkowego zapisu, w myśl którego każda zmiana wyceny będzie konsultowana z usługobiorcą i wymaga jego odrębnej zgody.

Czy to na pewno potrzebne?

Dodatkowe formalności nie zawsze są mile widziane przez klientów, a i właściciele warsztatów często jak tylko to możliwe od nich stronią. W tym przypadku fatyga jest jednak bezsprzecznie mniejsza od potencjalnego ryzyka. Klientowi niechętnie podchodzącemu do dodatkowych dokumentów warto wytłumaczyć, że protokół chroni również jego interesy. Dobrze jest wprowadzić czytelne procedury przechowywania protokołów (np. w osobnym segregatorze w kolejności chronologicznej) i przeszkolić w tym zakresie pracowników. Jeśli korzystamy z aplikacji do zarządzania warsztatem, warto skan protokołu wgrywać do programu jako przyporządkowany do konkretnego zlecenia.

Sytuacje problemowe, przed którymi chroni protokół

Prawie każdy właściciel i pracownik warsztatu chociaż raz w swojej karierze spotkał się z zarzutami klienta przy odbiorze samochodu po dokonanej naprawie. Sytuacje do rozstrzygnięcia mogą dotyczyć różnego rodzaju kwestii. Czasami sporne jest, czy jakieś uszkodzenie (np. zarysowanie lakieru) powstało podczas naprawy i jest winą mechanika, czy auto miało je już na etapie przyjęcia do naprawy. Klienci zgłaszają także uwagi w zakresie poziomu paliwa w baku, czystości wnętrza auta czy jego wyposażenia. Zdarzają się sytuacje, kiedy klientowi wydaje się, że zostawił jakiś przedmiot w schowku lub bagażniku i jest zdziwiony, że przy odbiorze samochodu tego przedmiotu nie ma. Tego rodzaju okoliczności zawsze są co najmniej niezręczne i nieprzyjemne, a czasami rodzić mogą kłopotliwe oskarżenia. Problematyczne mogą być także rozbieżności zdań w zakresie samej naprawy, na przykład jej zakresu. Dokładny starannie sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy chroni warsztat przed tego typu sytuacjami.

Napisz komentarz